Iga dokumendi loomine käivitab terve tegevuste tsükli, mille dokument oma elukäigu jooksul läbib. Tsükkel algab dokumendi loomise otsusest, selle vormistamisest ja kinnitamisest, jätkub selle edastamise, registreerimise, menetlemise ja kasutamisega ning jõuab selle säilitamise, arhiveerimise ja hävitamiseni. Mitmed nendest dokumendi elukäigu etappidest on ettevõttes ja asutuses sekretäri ülesannete hulgas ja enamike etappide jaos on olemas ettekirjutused või nõuded, kuidas neid läbi viia. Vastutus dokumendi haldamise eest ja nõuded sellele moodustavadki dokumendihalduse.
